Los equipos necesitan gerentes, y los gerentes necesitan algunas habilidades sencillas: 10 claves para una mejor comunicación

Las teorías de Mintzberg muestran que el tiempo dedicado a la comunicación es proporcional al nivel de responsabilidades y al tamaño de la empresa. El trabajo de Mintzberg reveló que los líderes de una gran empresa dedican más del 80% de su tiempo a comunicarse. Si usted no es el director de una gran empresa, no puede dedicar el 80% de su tiempo a comunicarse con su equipo. Pero sigue siendo responsable de la compañía, así que más vale que repase estas diez claves para ser más eficaz en tu comunicación.
Armonice su lenguaje corporal con el mensaje a transmitir. En todas sus relaciones directas, aproveche sus gestos. Cerca del 90% de un mensaje transmitido se refleja en las señales emitidas en los gestos y la actitud corporal. Si dice: “Tengo mucha confianza en el futuro del centro” y se “hace pequeño”, encorvado, lo afirma con los brazos cruzados y la mirada baja, enviará un mensaje contradictorio.

2- La empatía es una cualidad

Ser capaz de ponerse en el lugar de la otra persona mejora la fluidez en la comunicación. Se establece una relación positiva, una simpatía emocional que crea una atmósfera de comprensión y confianza. Mostrar empatía transmite una imagen positiva, la de una persona cercana y atenta. “Entiendo tu punto de vista” o “probablemente tengas razón al pensar así” son buenas formas de empezar a exponer su punto de vista.

3- Comunicarse a diario

Es fundamental mantener un vínculo permanente con tu equipo, aunque algunos miembros no parezcan abiertos al debate. Respetando la intimidad de todos, compruebe regularmente el estado de ánimo de todos. En lugar de señalar a un asistente que todavía parece “cabreado”, pregúntele cómo le ha ido el día. La idea es multiplicar las invitaciones al diálogo abriendo puertas. No tiene sentido imputar a las emociones cosas que los demás no sienten realmente o no pueden articular fácilmente.

4- “Yo” en lugar de “tú”

Si tiene usted un mensaje que transmitir, es preferible utilizar el “yo” que el “tú”. Cuando utilizamos la primera persona, hablamos en nuestro nombre, utilizamos nuestros sentimientos, planteamos nuestras necesidades o nuestras expectativas, incluso nuestras preguntas, dejando a nuestros interlocutores su libre albedrío. Se puede abusar del libre albedrío mediante el uso de la segunda persona, que a menudo tiene un tono acusador. En lugar de “siempre eres desordenado en la oficina”, opta por “creo que podemos organizarnos mejor en la oficina”.

5- Trabaja tus reflejos

Para comunicar con eficacia, piensa en cómo les comunicas habitualmente: ¿qué expresiones utilizas más a menudo? Este ejercicio le ayudará a detectar tus fallos lingüísticos.

Ejemplos: “No hay ningún problema”, “Estoy seguro”, “No sé…”, “Solo debería…”. La segunda fase de este ejercicio consiste en eliminar estos hábitos que parasitan tu discurso.
Algunos momentos son mejores que otros para la comunicación. Puede haber asuntos esenciales que discutir, pero las circunstancias pueden envenenar el momento de repente. Así que debe evitar querer transmitir el mensaje a toda costa para desahogar un problema cuando sabe que la mente de la persona de enfrente ya está saturada por un asunto urgente. Ejemplo: quiere usted hablar de un horario de vacaciones con un miembro del equipo. Aborda el tema, pero su interlocutor tiene una cita inminente. El asunto requiere disponibilidad cerebral, por lo que es mejor esperar para abordar el tema.

7- Parafrasear

Preguntar y parafrasear son elementos importantes de una comunicación eficaz. El interlocutor se siente escuchado, lo que crea un clima de empatía y comprensión muy beneficioso. “Si he entendido bien, usted piensa que…” Parafrasear nos permite organizar las partes de la conversación que no entendemos y demostrar que estamos prestando atención a lo que nos dicen. Sin embargo, no abuse de ello, pues su colega podría pensar que está siendo condescendiente o burlón.

8-El “no” no negociable

Aunque en algunas etapas de la negociación hay que aprender a debatir para que las decisiones se tomen de forma conjunta, hay ocasiones en las que es necesario poner el pie en el acelerador. Este es sin duda el caso si el funcionamiento de su centro auditivo se ve perjudicado por el tema que se está discutiendo. A veces, es necesario un intercambio más firme para alguien que exige cuatro semanas de permiso en un momento de gran actividad. En este caso, manténgase firme y diga que su decisión es “no”. Explique por qué dice que no, pero deje claro que no va a reconsiderar la decisión.
Las facultades intelectuales se ven mermadas cuando la emoción nos invade. Bajo la influencia de las emociones negativas, rara vez compartimos discusiones constructivas. Aprenda a reconocer cuándo se siente abrumado y hágale saber a la otra persona que es mejor retomar el tema en otro momento. No hay que informar después de una reunión de tres horas llena de complicaciones y desacuerdos que se multiplican. ¡Eso solo llevará al conflicto!

10- Saber concluir

Ser capaz de iniciar una conversación es bueno. Pero también hay que saber ponerle fin. Las personas tímidas tienden a dejar este paso en manos de su interlocutor, y caen más fácilmente en manos de alguien hablador que no les deja escapar. Terminar una conversación no es una falta de respeto, pero aprenda buenas formas de hacerlo, como por ejemplo: “Creo que son puntos muy buenos sobre este nuevo protocolo. Tengo que seguir trabajando, pero volvamos a esta discusión”. Mantenga el control de la conversación.

Fuente: Audio infos Reino Unido (número 147 de marzo-abril 2022)